Le BIM pour les PME et bureaux d'études : Opportunités, problématiques et stratégies avec le retour d'expérience de CEBATEC

Bonjour Lætitia, vous êtes la gérante du bureau d’études fluides CEBATEC impliqué dans plusieurs projets importants dans votre région, Auvergne-Rhône-Alpes, pourriez-vous nous parler de cette aventure humaine avant tout ?

A la suite d’un redressement judiciaire, l’entreprise dans laquelle je travaillais a été reprise par un groupe qui a procédé à une restructuration. Mon poste de directrice d’agence de Lyon a été supprimé ainsi que 3 licenciements de techniciens sur 4 et le non renouvellement d’un contrat de professionnalisation.

L'équipe lyonnaise était compétente, solidaire et dynamique ; nous avions ensemble permis le développement de l'Agence et sa montée en puissance - nos clients nous étaient fidèles, appréciaient notre réactivité, notre compétence et notre disponibilité. J’ai commencé donc une réflexion sur la possibilité éventuelle de regrouper mon équipe et démarrer avec eux une nouvelle structure.

CEBATEC est alors née en novembre 2014 avec un projeteur et un dessinateur, puis en février 2015, un autre projeteur a rejoint le bureau d’études. A ce jour, CEBATEC compte 15 collaborateurs, 2 agences : une à Lyon, une à Clermont Ferrand et une prévision d’ouverture à Paris et/ou Marseille.

En deux ans, CEBATEC a recruté 12 collaborateurs en CDI, un futur ingénieur en contrat d’apprentissage (Ecole des Mines de ST Etienne) et 3 à 4 stagiaires.

Sur quels types de projets travaillez-vous ?

Nous travaillons sur des projets de différents types. Nous sommes spécialisés dans les domaines hospitaliers, laboratoires mais nous travaillons également sur des projets de type tertiaires (crèches, collèges, bureaux, hôtels), des projets industriels et de logements tels que des internats, des prisons, des bâtiments d’habitations.  

Comment le BIM a-t-il fait son incursion chez CEBATEC ?

Nous avions réellement besoin que ce bureau d’études apporte un plus à nos clients et soit novateur sur les services offerts. C’est pourquoi en accord avec l’équipe, j’ai investi dans une solution BIM qui représente un coût très important lors de l’acquisition, des mises à jour mais aussi dans la formation de mes collaborateurs.

Les premiers mois ont été moins prometteurs que prévus dans le sens où il a fallu former les collaborateurs au nouvel outil, que ces derniers s’adaptent à cette nouvelle façon de fonctionner ce qui a entrainé un temps plus long pour traiter les premières affaires.

On s'est équipé à fin décembre 2016 de 11 postes complets (8 postes REVIT et 3 postes NOVA) et un poste destiné à réaliser des calculs thermiques. Les collaborateurs ont déjà au minimum reçu une formation de 28 heures pour certains et 40 heures pour ceux qui ont eu le souhait de compléter leur formation.

Aujourd’hui, l’équipe est devenue très performante sur ces outils ce qui nous a permis d’atteindre l’objectif fixé initialement et même de le dépasser puisque nous avons doublé le nombre d’embauche par rapport à ce que j’avais prévu initialement.

Comment le BIM a fait évoluer votre bureau d’études ?

Certaines entreprises nous consultent car l’appel d’offre (public ou privé) requiert que le projet soit réalisé en BIM et à ce jour, celles-ci ne sont pas encore équipées ou démarrent tout juste sur des solutions BIM. Elles ont donc besoin de bureau d’études comme CEBATEC pour les accompagner dans la réalisation de ces projets.

Le BIM permet à notre équipe de travailler sur des projets de grande envergure. Ajoutons à cela que le fait de travailler sur des logiciels nouveaux, plus performants et en pleine évolution permet de motiver les collaborateurs. Il est vrai qu’il s’agit d’une réelle remise en question au niveau de la manière de travailler mais une fois que l’outil est maîtrisé, les utilisateurs du BIM prennent un réel plaisir à effectuer les prestations demandées.

Le BIM c’est également un gain de temps à terme sur les projets car une fois que l’on maîtrise les solutions cela permet d’être plus efficace dans la réalisation des études d’exécutions et surtout de reprendre les clashs plus rapidement.

Quelle était votre stratégie de mise en place du BIM ?

Le BIM a été introduit chez CEBATEC car cela permettait de répondre à une règlementation publique en pleine évolution. Je rappelle qu’une loi devait imposer en janvier 2017 pour certains marchés publics (bâtiments supérieurs à 2 000 m²) l’utilisation du BIM. Donc nous prenions les devants en investissant en amont afin d’être performants dès la notification de cette loi.

De plus, cette méthode de travail développe et améliore notre collaboration avec les différents corps d’état. Grâce au BIM il y a désormais davantage d’échanges, de partages, de communication, valeurs que j’essaie de véhiculer au sein de mon entreprise.

Le fait de suivre les nouvelles tendances et de former les collaborateurs, d’utiliser des solutions performantes, attire des collaborateurs compétents, investis. D'ailleurs l’intégration du BIM chez CEBATEC n’aurait pu se faire sans l’adhésion totale de chaque collaborateur au système de travail interne qui demande beaucoup d’autonomie et de participation de tous sur chaque projet.

Chaque collaborateur bénéficie d’une formation d’au moins 10 jours sur les solutions utilisées en partie financée par notre OPCA. Nous leur donnons ainsi des clés pour réussir et être plus performants. Chaque réflexion, souhait, point de vue est abordé en équipe afin de juger ensemble de l’aspect bénéfique des résultats qui pourraient en découler.

En plus de nous appliquer à être performants, réactifs et souples, nous tentons de véhiculer et de transmettre des valeurs, nous nous impliquons à travailler sur l’aspect humain : le Savoir-être, qui tient une place prédominante au sein de CEBATEC où chaque collaborateur à une place importante et surtout à un pouvoir de décision.

Nous décidons ensemble des investissements à venir, des choix stratégiques bénéfiques pour notre petite entreprise en termes de formation, de logiciels par exemple. Tout cela sans oublier d’être soudés et surtout bienveillants les uns envers les autres.

Avez-vous bénéficié d’aide ou de support dans cette transition numérique ?

Dans la création de CEBATEC j’ai été très soutenue par le réseau VSDI (France Active) qui m’a fait part des différentes aides accordées aux PME dans la région ce qui nous a permis de financer nos PC et nos logiciels.

Sinon, malheureusement, aucun financement n’est (à ma connaissance) créé pour accompagner les PME dans l’investissement sur ce type d’ « outils » contrairement aux grand groupes qui bénéficient d’aides à la recherche, de budgets de recherche, et souvent de soutien de la part des éditeurs dont nous ne bénéficions pas.

Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées vis-à-vis des solutions MEP ?

Nous avons rencontré de grosses difficultés dans la gestion des réservations qui reste pour nous un point noir, ainsi que d’autres problématiques notamment pour le dessin des gravitaires mais à chaque mise à jour de logiciel nous avons quelques points qui sont solutionnés.

Nous sommes assez proches des deux éditeurs choisis pour le BIM avec qui nous parvenons à échanger lorsque nous rencontrons une difficulté.

En tant que PME nous n’avons pas d’autre choix que d’investir dans du « clé en mains » car nous n’avons pas le temps de développer l’intégralité de nos outils et assurer nos études en même temps et nous n’avons pas le budget de détacher une ou deux personnes sur une période importante qui ne feraient que du développement…

Ces solutions sont donc, pour ma part, indispensables. Nous nous devons d’investir pour être formés et être performants rapidement.

Au démarrage de la mise en place d’outils BIM ; l’équipe est moins performante, moins « à l’aise » dans l’utilisation et la gestion de ceux-ci mais au final, nous ne regrettons pas notre choix et nous sommes devenus très performants sur ces outils.

Quels sont les problématiques que peuvent rencontrer les petites structures en adoption du BIM ?

La mise en place du BIM présente quelques inconvénients qui peuvent freiner les petites structures :

Dans un premier temps, le BIM représente un investissement assez élevé tant sur le point de vue matériel, que les solutions et la formation du personnel. On parle ici de PC qui s’apparentent à ceux des Gamers, des formations annuelles pour chaque collaborateur car les logiciels sont en perpétuels évolutions et des coûts de licences très élevés.

Souvent, les bureaux d’études déjà existants ont des difficultés à se voir accorder des financements pour un tel investissement. Il faut savoir qu’un poste de travail complet (PC et logiciels BIM) coûte environ 12 000 € HT puis 1 200 € HT par an de mises à jour (coût annuel qui va encore augmenter). Sans compter la formation qui représente un coût d’environ 5 000 € HT par collaborateurs.

Il s’agit également d’une nouvelle façon de travailler avec une remise en question complète de la part des collaborateurs. En effet, les méthodes de travail sont différentes, les utilisateurs des solutions BIM doivent oublier la manière dont il travaillait avant (sur les logiciels 2D) et repartent « de zéro » pour reconstruire une nouvelle méthode de travail. Au début, cela prend du temps, demande de l’investissement de la part des collaborateurs et n’est pas forcément rentable mais une fois l’outil maîtrisé cela permet de se faire plaisir, d’être plus efficace et performant.

Quels conseils donneriez-vous aux bureaux d’études et petites structures qui adoptent le BIM ?

Pour adopter le BIM je conseillerai aux petites structures de définir dans un premier temps leur besoin en termes d’équipements : PC, écrans, logiciels, stockages de données, formation… Ceci dans le but d’obtenir un financement adapté.

Le financement peut être obtenu grâce à un prêt bancaire, un crédit-bail mais il y a d’autres moyens pour permettre l’acquisition de matériel tel que la location de PC, de logiciels ou l’achat groupé.

Il y a aussi certains organismes tels que France active qui peuvent aider au développement d’une PME.

En ce qui concerne la formation, les PME peuvent prendre contact avec leur OPACIF qui peut effectuer une prise en charge partielle ou globale du parcours de formation (FAFIEC, ACTALIANS).

MERCI à vous Lætitia et à l'ensemble de l'équipe d'avoir partagé avec nous cette passionnante aventure au sein de CEBATEC, merci également pour votre retour d'expérience et toutes les informations et les conseils !

Je vous remercie sincèrement de vous être intéressé à CEBATEC, à notre équipe et à moi-même. CEBATEC représente une tranche de vie, un lourd investissement professionnel et personnel, mais avant tout … une grande Passion !

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